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公文時效管制作業要點

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佛光大學公文時效管制作業要點
97.04.08 096學年度第7次行政會議通過
101.04.11 100學年度第11次行政會議通過
 
一、佛光大學(以下簡稱本校)依據「佛光大學增進橫向聯繫與改善服務效能實施辦法」之規定,為提高行政效率,於公文處理過程中,藉時效管制、稽催追蹤、調卷分析、考核獎懲等作為,訂定「佛光大學公文時效管制作業要點」(以下簡稱本要點)。
二、實施對象:本校各單位及承辦人員。
三、時限管制:
(一)最速件:隨到隨辦。
(二)速 件:不超過三日。
(三)普通件:不超過六日。
(四)限時公文及其他法令有時限者:依其時限辦理。
(五)交付列管案件或特殊性案件:一律不得超過兩個月。
(六)展期(案情複雜、費時或其他特殊因素)
1.十日以內:由事務組依權責辦理,進行列管與稽催,展期以二次為限,每次不得逾十日。
2.三十日以上:由校長核定,並由事務組列管與稽催。並列印逾期公文催收單。
四、作業管制與清查
(一)作業管制:
1.管制流程:公文處理過程中收文、分文、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、監印、發文、歸檔等全部流程,均納入電腦連線作業管制。
2.逾期未結函件:事務組於每週列印一次,再送承辦單位查明原因。
3.校外來文六日內未辦結,應填報「公文展期單」陳核,(如附件一)。
4.事務組每月初彙整前月份逾期處理公文情形,製作「逾期處理公文統計表」陳核。
5.事務組每月初製作前月份「公文處理時效統計表」陳核。
6.業務單位收到非本單位應辦公文時,應立即通知總收發辦理改分。
(二)清查:
1.單位登記桌:每月清查及催辦未銷號之公文。
2.事務組:負責清查本校各單位未銷號公文辦理情形,檢查有無延誤、漏失情事,提供檢討改進。
五、計算
(一)數量計算:
1.收文計算:以機關總收文編號數量為計算標準,每一收文編號計列一件。
2.發文計算:以機關發文編號為計算標準,每一發文編號計列一件。
(二)時效計算:(以工作天計算)
1.發文使用日數:自總收文之次日起算,至發文之日止,(不滿半日者,以半日計算,超過半日不滿一日者,以一日計算。
2.創稿:以起稿之日起算,至發文之日止。
(1.)如係交辦,以交辦之日起算。
(2.)如係會議決定,以會議紀錄送達之日起算。
(3.)如係先簽辦,以送「簽」之日起算。
(4.)如直接辦稿者,以辦稿之日起算。
3.發文平均使用日數:採實際使用天數計算,發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商,即為「發文平均使用日數」。
假設:發文總件數為300件,其中三日辦結者100件,四日辦結者200件,(3日× 100件+ 4日× 200件)/ 300件=發文平均使用日數=3.67日。
六、查考
(一)定期:
1.每日:各單位主管對所屬人員,每日查考公文處理事宜。
2.每週:各單位收發人員應檢查有無逾期未結案件情事。
3.每月:事務組對逾期處理案件,實施調卷分析,另彙整核對公文處理各項表報陳核。
(二)不定期:視業務需要,抽查本校各單位之公文。
七、懲處
(一)逾限未滿七日者,由單位主管予以告誡改進,並列入年終考績參考。
(二)逾限七日以上,未滿十四日者,申誡一次。
(三)逾限十四日以上,未滿二十一日者,申誡二次。
(四)逾限二十一日以上者,記過一次。
八、本要點自發布日施行。

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